Виклик: Рутина та ризик помилок
Юридична фірма витрачала значний ресурс на підготовку типових документів (договорів, актів, позовних заяв) та контроль за виконанням задач по судових справах. Ручне копіювання даних з однієї справи в іншу призводило до помилок та вимагало постійної перевірки.
Рішення: Конструктор процесів + Автоматизація
Ми використали комбінований підхід на базі Planfix та Make.com.
- Систематизація в Planfix: Створили єдину базу справ, де кожна справа є окремим проєктом. Налаштували кастомні поля для всієї необхідної інформації (сторони, предмет спору, суди тощо).
- Шаблони документів: Підготували шаблони всіх типових документів у Google Docs з використанням змінних.
- Сценарій автоматизації в Make.com: Створили сценарій, який за кнопкою в Planfix бере дані з картки справи, підставляє їх у відповідний шаблон Google Docs, створює PDF-документ та зберігає його назад у картку справи. Прочитайте більше про різницю між готовими та кастомними інтеграціями.
Результати
Автоматизація дозволила юристам зосередитись на правовій роботі, а не на адмініструванні. Керівник отримав прозору картину по всіх справах та завантаженості команди. Ризик механічних помилок у документах було зведено до мінімуму.